L’entrée en EHPAD est une étape importante, qu’elle soit envisagée pour soi-même ou pour un proche. Si elle soulève naturellement des interrogations, les démarches administratives qui l’accompagnent n’ont pas lieu d’être une source d’inquiétude. Le dossier d’admission, en particulier, est avant tout un outil au service de la personne : il permet aux équipes de mieux la connaître, de comprendre ses besoins et de lui proposer un accompagnement adapté. Voici les grandes étapes à suivre, les documents à préparer et nos conseils pour que cette démarche devienne le premier pas vers une installation réussie.
Qu’est-ce que le dossier d’admission en EHPAD ?
Entrer en EHPAD, c’est trouver un nouveau lieu de vie, pensé et choisi en fonction des besoins, des habitudes et des attentes de la personne âgée. Cette transition mérite d’être préparée avec soin, et le dossier d’admission en est la première étape concrète.
Définition
Le dossier d’admission en EHPAD[1] est un formulaire unique (Cerfa) qui permet de solliciter une place dans un ou plusieurs établissements. Il centralise toutes les informations nécessaires pour préparer l’accueil du futur résident. Il comporte deux parties :
-un volet administratif ;
-un volet médical.
À quoi sert le dossier ?
Le dossier d’admission permet de préparer l’entrée en EHPAD en rassemblant les principales informations concernant la personne âgée. C’est le profil de vie du futur résident. Il permet de dresser un portrait complet : état de santé, niveau de dépendance[2], situation familiale, besoins en soins et situation géographique souhaitée, afin de s’assurer qu’il pourra bénéficier d’un accompagnement adapté.
Les volets du dossier d’admission
Voici les détails des volets du dossier d’admission :
| Volet | Contenu | Qui le remplit | Objectif |
| Administratif | Identité, situation familiale, ressources | Famille ou personne âgée | Évaluer la situation sociale et les droits aux aides |
| Médical | État de santé, traitements et niveau d’autonomie (GIR[3]) | Médecin traitant | Évaluer les besoins en soins et le degré de dépendance |
Les documents demandés pour l’admission en EHPAD
Si chaque établissement peut avoir ses propres exigences, un socle de documents administratifs reste commun à la quasi-totalité des EHPAD.
Documents administratifs
Le volet administratif permet de connaître la situation personnelle de la personne âgée. Les pièces souvent demandées sont les suivantes :
-une pièce d’identité ;
-un justificatif de domicile ;
-la carte Vitale ou une attestation de droits à l’Assurance maladie ;
-les coordonnées du médecin traitant ;
-les coordonnées d’un proche à prévenir ;
-le livret de famille ou tout document relatif à la situation familiale, si nécessaire ;
-des justificatifs de ressources, notamment en cas de demande d’aides.
Ces éléments permettent notamment d’étudier les droits aux aides et d’organiser le futur séjour.
Documents médicaux
Le médecin traitant s’occupe de cette partie : il complète le volet médical. Cela permet à l’établissement de préparer un accueil vraiment adapté. Les informations demandées concernent notamment :
-les pathologies connues ;
-les antécédents médicaux ;
-les traitements en cours ;
-les éventuelles allergies ;
-les besoins de surveillance médicale ;
-le niveau d’autonomie.
Les étapes de la demande d’admission en EHPAD
Les démarches varient légèrement d’un établissement à l’autre, mais les grandes étapes restent les mêmes.
Constitution du dossier
La première étape consiste à réunir l’ensemble des pièces demandées. Cette phase nécessite souvent un peu de temps, notamment pour récupérer des documents médicaux ou administratifs.
Concrètement, cela implique de :
-rassembler les justificatifs d’identité ;
-effectuer les photocopies nécessaires ;
-compléter les formulaires administratifs ;
-prendre rendez-vous avec le médecin traitant pour la partie médicale.
LIRE AUSSI : Réussir son entrée en EHPAD : comprendre et préparer la transition vers un établissement médicalisé
Envoi et étude du dossier
Une fois le dossier prêt, il est adressé aux établissements sélectionnés. Les professionnels prennent alors connaissance des informations fournies. Au cours de cette étude, plusieurs éléments sont examinés :
-l’état de santé ;
-le niveau de dépendance ;
-les besoins spécifiques ;
-les places disponibles.
Une visite sur place est possible : c’est l’occasion idéale pour votre proche de s’approprier son futur cadre de vie. N’oublions pas que derrière le dossier administratif se cache un véritable changement de vie qui mérite du temps, du dialogue, de la bienveillance et un accompagnement sur mesure.
Le délai de réponse varie selon les établissements et le nombre de places disponibles : comptez généralement entre quelques jours et plusieurs semaines.
Les principales étapes de la démarche
Comment s’organiser ? Par quelles étapes commencer ? Pour vous simplifier la tâche, nous avons listé les grandes étapes à franchir afin de préparer votre dossier sereinement.
| Étape | Action |
| 1 | Choisir les établissements qui répondent aux besoins de la personne âgée |
| 2 | Télécharger ou récupérer le dossier |
| 3 | Compléter la partie administrative |
| 4 | Faire remplir la partie médicale par le médecin traitant |
| 5 | Réunir les pièces justificatives |
| 6 | Envoyer le dossier |
| 7 | Attendre l’étude de la demande |
| 8 | Recevoir une réponse ou une proposition de place |
💡Bon à savoir :
-Un seul dossier peut être adressé à plusieurs EHPAD.
-Le dossier comporte à la fois des informations administratives et médicales.
-Le volet médical est confidentiel. Une fois rempli, il doit être remis à la famille sous pli cacheté (enveloppe fermée) pour être transmis au médecin coordonnateur de l’établissement choisi.
-L’évaluation de l’autonomie est un critère essentiel dans l’étude de la demande.
-Il est conseillé de déposer plusieurs demandes simultanément pour augmenter les chances de trouver une place.
Les aides financières pouvant être mobilisées en EHPAD
Si le coût d’un séjour en EHPAD peut sembler être élevé, sachez que différentes aides financières existent pour alléger les dépenses auxquelles vous pourriez être confronté.
| Aide | Public concerné | Objectif |
| APA | Personnes âgées en perte d’autonomie | Financer une partie de la dépendance |
| Aide sociale à l’hébergement | Personnes aux ressources limitées | Participer aux frais d’hébergement |
| APL ou ALS | Selon les ressources et l’établissement | Réduire le coût du logement |
| Aides des caisses de retraite | Certains retraités | Soutien financier complémentaire |
Bon à savoir : pour les demandes d’aides, il n’existe pas de délai standard. Selon l’établissement, la région et le niveau de dépendance, l’attente peut aller de quelques jours à plusieurs mois.
Il est donc préférable d’engager ces demandes en parallèle de la recherche d’un établissement.
Où déposer le dossier d’admission en EHPAD ?
Une fois le dossier d’admission complété, il doit être transmis aux établissements susceptibles d’accueillir la personne âgée. Il n’existe pas un guichet unique : la demande peut être envoyée directement à un ou plusieurs EHPAD, selon les besoins et la situation géographique. L’important est d’anticiper et de multiplier les démarches pour augmenter les chances d’obtenir une place dans des délais raisonnables.
Déposer le dossier directement auprès des EHPAD
La méthode la plus simple consiste à envoyer le dossier directement aux établissements choisis. Chaque EHPAD dispose de son propre fonctionnement, mais accepte généralement les demandes :
-par courrier postal ;
-par dépôt sur place à l’accueil ;
-ou parfois par email, selon l’organisation interne.
Ce contact direct permet aussi d’échanger avec l’établissement, de poser des questions sur les disponibilités et parfois d’organiser une visite avant l’étude du dossier.
Utiliser la plateforme ViaTrajectoire
Dans de nombreuses régions, le dépôt peut également se faire via la plateforme en ligne ViaTrajectoire, qui centralise les demandes d’admission en EHPAD.
Cette solution permet de :
-transmettre un dossier unique à plusieurs établissements ;
-suivre l’avancement des demandes ;
-simplifier les démarches administratives pour les familles.
Elle est particulièrement utile lorsque la recherche concerne plusieurs établissements ou plusieurs départements.
Déposer le dossier dans plusieurs établissements
Il est fortement recommandé de ne pas se limiter à un seul EHPAD. Les places disponibles peuvent varier fortement selon les structures et les périodes.
En pratique, déposer plusieurs dossiers permet :
-d’augmenter les chances d’admission ;
-de réduire les délais d’attente ;
-de conserver plusieurs options au moment du choix final.
Chaque établissement étudie la demande de manière indépendante, sans exclusivité.
L’accompagnement possible pour le dépôt du dossier
Si la démarche paraît complexe, il est possible de se faire accompagner. Plusieurs interlocuteurs peuvent aider à transmettre le dossier ou à orienter la demande :
-le CCAS[6] (Centre communal d’action sociale) ;
-les assistants sociaux hospitaliers ou de secteur ;
-les dispositifs locaux comme les CLIC ;
-les proches aidants.
Cet accompagnement est particulièrement utile lorsque la situation est urgente ou que la personne âgée vit seule.
Questions fréquentes
Qu’est-ce qu’un dossier d’admission en EHPAD ?
Il s’agit du dossier administratif et médical permettant de demander une place dans un EHPAD. Il sert à évaluer la situation de la personne âgée et ses besoins d’accompagnement.
Quels documents faut-il pour entrer en EHPAD ?
Les établissements demandent généralement une pièce d’identité, un justificatif de domicile, des informations administratives, un certificat médical et les éléments concernant les traitements en cours.
Qui remplit le dossier d’admission ?
La partie administrative est complétée par la personne âgée ou sa famille (ou par une assistante sociale si besoin). Le volet médical est rempli par le médecin traitant ou un professionnel de santé habilité.
Le médecin intervient-il dans le dossier EHPAD ?
Oui. Son rôle est essentiel puisqu’il renseigne l’état de santé, les pathologies, les traitements et les besoins de soins de la personne âgée.
Combien de temps pour obtenir une place en EHPAD ?
Le délai dépend de la disponibilité des places et de la région concernée. Il peut varier de quelques jours à plusieurs mois.
Peut-on déposer un dossier dans plusieurs établissements ?
Oui, et c’est même conseillé. Un même dossier peut être transmis à plusieurs établissements afin d’augmenter les chances d’obtenir une place rapidement.
Dossier d’admission en EHPAD : comment faire quand on est seul ?
Si vous vivez seul et avez besoin d’entrer en EHPAD, vous pouvez solliciter l’aide d’une assistante sociale via le CCAS ou le point CLIC[7] de votre mairie. Ces professionnels vous accompagneront gratuitement pour constituer et envoyer votre dossier.
Sources :
-Code de l’action sociale et des familles :
-Articles D.312-155-1 , L. 232-1, L. 113-1, L. 131-1, L. 311-3.
Références du glossaire
[1] EHPAD
Un Établissement d’Hébergement pour Personnes Âgées Dépendantes (EHPAD) accueille des seniors ayant besoin d’un accompagnement quotidien et de soins adaptés à leur état de santé.
[2] Dépendance
La dépendance désigne la nécessité d’être aidé pour accomplir les actes essentiels de la vie quotidienne (se laver, s’habiller, se nourrir, se déplacer). Son niveau varie selon les capacités physiques…
[3] GIR
Le Groupe Iso-Ressources (GIR) est un niveau de classement permettant d’évaluer le degré de perte d’autonomie d’une personne âgée. Il classe la dépendance sur une échelle de 1 (très dépendant)…
Le médecin coordonnateur organise et supervise la prise en charge médicale des résidents en EHPAD. Il veille à la qualité des soins et à la coordination des intervenants.
[5] Aide sociale
L’aide sociale regroupe différents dispositifs publics destinés aux personnes disposant de faibles ressources. Elle peut prendre en charge une partie des frais d’hébergement en établissement.
[6] CCAS
Le Centre Communal d’Action Sociale accompagne les habitants dans leurs démarches sociales. Il peut conseiller les familles concernant les demandes d’aides financières ou l’orientation vers des structures comme les EHPAD.
[7] CLIC
Le Centre Local d’Information et de Coordination est un guichet d’information destiné aux personnes âgées et à leurs proches. Il accompagne les familles dans leurs recherches de solutions et de…
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